Организация пресс-конференций

Организация пресс-конференции

Это своего рода не прямая реклама, создающая позитивный фон копании и запускаемой на рынок продукции. В этом формате происходит общение с большим количеством сотрудников газет, журналов, радио и интернет-изданий, что приводит практически к мгновенному распространению выданной вами информации по заданной заранее теме разговора.

Компания RedG имеет большой опыт организации подобных мероприятий, предлагая своим клиентам наиболее выгодные условия и полный спектр услуг при организации конференций.

Что мы предлагаем для организации пресс-конференций

• Организацию пресс-тура. В это варианте журналисты непосредственно посещают предприятие, знакомятся на месте с бизнесом, продукцией и технологией ее производства и на основании этого пишут предварительный реферат.
• Проводится дискуссия с экспертами, иногда приглашают государственных служащих. Темы для обсуждения могут быть различными. Происходит диалог за круглым столом.
• Также можно организовать встречу в непринужденной обстановке – пресс-ланч. Сюда входят дегустации, кофе-брейки, завтрак. Такой формат является прекрасной возможностью  наладить доверительные отношения с журналистами, поднимает имидж фирмы и укрепляет взаимные контакты.
•  В тех случаях, когда целесообразнее дать конкретную информацию по продвигаемому товару, используется пресс-брифинг. Приглашается большое количество представителей прессы, задаются короткие вопросы (обычно один) по теме.

Особенности организации и проведения пресс-конференции 

• Начинать планирование встречи необходимо с правильного определения ее формата. Как правило, она может быть в виде дискуссии, доклада, вопросов-ответов, выставки, презентации.
• Далее подбирается площадка или зал, на которой будет проведена пресс-конференция.
• Кроме этого проводится работа с ньюсмейкерами. Готовятся материалы для презентации (ролики, графики и другие необходимые материалы). Печатаются приглашения для представителей СМИ и PR-отделов, происходит их рассылка.
• Проверяется техническое состояние оборудования. Разрабатывается порядок приема гостей и их размещение. Обычно для гостей аудитории организуется фуршет или кофе-брэйк.
• Докладчика готовят к самым неожиданным и порой неудобным вопросам, чтобы избежать неловкую ситуацию. Вопросов, которые требуется решать много и это под силу только профессионалам.

В свете вышесказанного становится понятным, насколько подготовка и проведение эффективной деловой пресс-конференции является сложным процессом. Поэтому наиболее целесообразно поручить эту работу специалистам.

Этапы организации пресс-конференций

• поиска и аренды или бронирования площадки для проведения конференции;
• подготовка списков участников мероприятия и техперсонала;
• организация мер по обеспечению безопасности и пропуска гостей;
• создание и реализации концепции конференции;
• создание промо-материалов и оформление интерьера;
• создание инсталляций и стендов;
• организация питания;
• установка и настройка оборудования (проекторы, интернет-связь,VR-технологии и т.д.);
• организация взаимодействий участников мероприятия (совместные тренинги и деловые игры) — помогает создать комфортную обстановку и расположить участников к эффективному сотрудничеству.

Наше коммуникационное агентство предоставляет услуги подготовки и проведения различных информационных мероприятий с участием журналистов.

Пресс-брифинги представляют собой встречи со множеством представителей СМИ, на которых организация презентует конкретную информацию по вопросу или по ряду вопросов.

Пресс-туры — события, в рамках которых журналисты посещают экскурсию по территории объекта (предприятия).

Также проводятся открытые дискуссии с участием представителей общественности и экспертов и другие мероприятия.