Как оценить эффективность проведенного мероприятия?
Одной из важных задач в работе любого агентства или внутренней event-команды является оценка эффективности проведенного события. Определение результатов и их сопоставление с целями помогают понять, были ли достигнуты ключевые показатели и какую реальную пользу событие принесло бизнесу. Грамотный анализ позволяет оптимизировать процессы, исключить неэффективные решения и усовершенствовать будущие мероприятия, чтобы повысить их рентабельность.

Этапы систематизации целей и результатов
Существует довольно много способов проанализировать результаты события. Это и маркетинговые показатели, с помощью которых можно оценить ивент как рекламный канал, и метрики продаж, показывающие эффективность вложений. Но считать их все бессмысленно и затратно, поэтому важно выбрать основные и систематизировать цели и результаты. Процесс состоит из нескольких этапов:
- Ставим цели события. Прежде чем приступить к планированию мероприятия, важно четко понимать, для чего оно необходимо. Целью может быть повышение лояльности клиентов, увеличение узнаваемости бренда или презентация нового продукта на рынке.
- Определяем задачи. Они должны отражать цели ивента. Например, для клиентского мероприятия, которое нацелено на повышение узнаваемости, задачей может стать упоминание бренда и события в социальных сетях и СМИ.
- Выбираем инструменты и метрики для анализа. Важно определить, как именно будет измеряться успех проекта. Методами могут выступать опросы участников, голосования во время ивента, появление новостей в СМИ.
- Собираем данные, проводим анализ и создаем отчет. Полученную информацию необходимо структурировать и проанализировать, чтобы понять, насколько мероприятие достигло поставленную цель. Отчет может включать как количественные показатели, например, ROI, так и качественные: отзывы участников, уровень вовлеченности и т. д.
Показатели эффективности мероприятия
Как мы уже говорили выше, для каждого типа событий необходимо выбрать индивидуальные метрики, однако существуют базовые показатели, которые применимы практически к любым бизнес-ивентам.
Активность участников в процессе мероприятия
- Посещаемость: количество зарегистрировавшихся и фактически посетивших мероприятие.
- Вовлеченность: число задаваемых вопросов, активное участие в сессиях и воркшопах, использование мобильных приложений для взаимодействия с организаторами ивента, например, чтобы пройти опрос или проголосовать.
- Социальная активность: количество упоминаний события в социальных сетях, репостов и лайков.
Общее впечатление участников после мероприятия
- Уровень удовлетворенности: оценка по итогам опросов или интервью.
- Показатель NPS (Net Promoter Score): готовность участников рекомендовать продукт, бренд или посещение будущих ивентов компании своим коллегам или друзьям.
- Качество восприятия: насколько событие соответствовало ожиданиям и интересам аудитории.
Экономические бизнес-выгоды
- Продажи: количество сделок, совершенных непосредственно в процессе или после мероприятия.
- CAC (Customer Acquisition Cost): сумма, затраченная на привлечение одного клиента, рассчитанная на основе общих расходов на ивент и количества новых покупателей или заказчиков.
- Лиды: число заинтересовавшихся брендом или продуктом людей и их конверсия в реальных клиентов.

Метрики и способы оценки: система ROI
ROI (Return on Investment) — это показатель рентабельности инвестиций, который демонстрирует соотношение между затратами на мероприятие и полученной от него выгодой. Существует множество онлайн-калькуляторов расчета этой метрики. Чтобы узнать результат, необходимо ввести общие затраты на событие и доход, полученный от него.
Однако в ивент-индустрии ROI используют для оценки не только финансовой выгоды, но и общей успешности мероприятия с точки зрения бизнес-целей. Вот как это работает на практике:
- Оценка прямых результатов. Для подсчета ROI обычно указывают информацию о доходах, полученных непосредственно на мероприятии. Например, продажи продуктов или услуг либо заключение сделок.
- Оценка косвенных результатов. Примером может быть увеличение узнаваемости бренда, повышение уровня доверия со стороны клиентов или прирост числа лидов и потенциальных партнеров. Эти результаты могут не давать мгновенной прибыли, но их влияние на бизнес в долгосрочной перспективе можно оценить через увеличение продаж и повышение лояльности клиентов.
Предположим, что компания организовала конференцию, чтобы привлечь новых клиентов. Общие затраты на ивент составили 500 000 рублей. Во время него компания получила доход в размере 1 500 000 рублей, из них 500 000 рублей — прямые продажи, а 1 000 000 рублей — оценочная будущая прибыль от заключенных соглашений. Если подставить данные в формулу, то ROI составит 200%. Это говорит о высокой рентабельности конференции.
Таким образом, эффективность мероприятия можно и нужно оценивать. Для этого существуют разные метрики: качественные и количественные. Но главное в этом вопросе — поставить точные цели и задачи ивента еще на этапе планирования.